Avec Lola, vous pouvez transmettre vos devis pour une signature électronique. Cette page vous explique le fonctionnement et les intérets d'une telle mise en place.
La fonctionnalité de signature électronique des devis dans Lola permet d'envoyer un devis à un client afin qu'il puisse le consulter, valider et signer électroniquement en quelques étapes simples.
Le processus repose sur :
l'envoi d'un lien sécurisé
la validation du document par le client
une confirmation par code SMS
l'archivage automatique du devis signé
Cette procédure permet de simplifier la signature des devis tout en garantissant une traçabilité complète.
Cette fonctionnalité est entièrement automatisée : aucune manipulation manuelle n’est nécessaire une fois le processus lancé.
1. Envoi du devis à signer
1.1 Génération du PDF
La signature électronique s’effectue à partir de l’impression du devis au format PDF.
Dans la fiche devis :
Cliquez sur le bouton PDF pour générer le document.
Une fois le PDF affiché, un bouton Signature électronique apparaît.
Ce bouton permet de soumettre le devis à la signature du client.
1.2 Options d'envoi du lien de signature
Lorsque l’utilisateur clique sur Signature électronique, trois options sont disponibles :
Envoyer le lien par email
Ouvre automatiquement un email pré-rempli
Le message contient :
un texte d'accompagnement
le lien sécurisé vers le devis
Envoyer le lien par SMS
Ouvre la fenêtre d’envoi SMS
Le message contient directement le lien vers la signature du devis
Copier le lien dans le presse-papier
Permet de copier le lien
L'utilisateur peut ensuite :
l'envoyer via un autre canal
le coller dans un message personnalisé
l'intégrer dans un outil externe
2. Parcours du client
2.1 Accès au devis
Lorsque le client reçoit le lien :
Il clique sur le lien de signature
Il arrive sur une page web dédiée
Il clique sur Visualiser pour ouvrir le devis
Le client peut alors consulter le document complet.
2.2 Lecture du document
Pour pouvoir signer :
le client doit parcourir le devis jusqu'à la fin
le bouton VALIDER LE DOCUMENT devient alors disponible
Cela garantit que le document a bien été consulté avant signature.
2.3 Validation des informations
Avant la signature finale, le client doit compléter plusieurs informations :
Nom et prénom du signataire
Numéro de téléphone portable
Acceptation des CGV
Validation de la demande de code de confirmation par SMS
2.4 Signature par code SMS
Une fois les informations validées :
Le client clique sur Recevoir le code par SMS
Il reçoit un code de confirmation
Il saisit ce code dans le champ prévu
La signature du devis est alors finalisée
Ce mécanisme permet de sécuriser la signature et d’identifier le signataire.
3. Traitement automatique dans Lola
Une fois la signature validée :
Le devis est automatiquement marqué comme signé dans Lola
Un PDF signé est généré
Le client retrouve ce document dans son espace client.
4. Archivage du devis signé
Le PDF signé est automatiquement :
enregistré dans le dossier projet cloud du client
archivé avec les informations de signature
Le document comporte en bas à gauche de chaque page une mention similaire à :
Signature électronique par SMS au 06 XX XX XX XX le 24 juin 2025 à 17:22
Cette information permet d'assurer la traçabilité de la signature.
5. Automatisation du processus
Une fois le lien envoyé au client :
la consultation
la validation
la signature
l’archivage dans le dossier projet cloud
sont entièrement automatisés.
Aucune action supplémentaire n’est nécessaire de la part de l’utilisateur.
Information juridique importante
La signature électronique proposée dans Lola repose sur un mécanisme de validation par lien sécurisé et confirmation par code SMS (OTP).
Ce procédé correspond à une signature électronique simple au sens du règlement européen eIDAS (UE n°910/2014).
Elle permet de matérialiser l’accord du client sur un document et de conserver une preuve numérique horodatée de cette acceptation.
Dans certains cas spécifiques (notamment certaines procédures administratives ou dossiers de financement), un organisme peut exiger l’utilisation d’une signature électronique certifiée répondant aux niveaux avancé ou qualifié du règlement eIDAS.
