Dossier client et dossier cloud Lola/Lol@pp

Nous verrons dans cette partie les deux façons de gérer vos documents liés à vos clients (pdf, photos, scans de commande, ARC, cheque ...)

1 - Via le client - Dossier sur votre réseau local ou votre NAS

C'est la méthode historique. Il s'agit d'un raccourci vers votre un dossier Windows dans lequel vous retrouvez tous les documents que vous avez mis et organisés comme vous le vouliez. Le dossier client peut être créé directement par Lola selon différents critères que vous pouvez définir via le paramétrage Lola - Chemin Dossiers*

Depuis Lola vous aurez ainsi accès au dossier en cliquant sur l’icône suivante :

L'accès au dossier client.

Avantage(s) : souplesse et facilité de mise en œuvre. Possibilité de gestion de droits sur les dossiers gérés par votre prestataire. Inconvénient(s) : Difficulté de donner un accès extérieur / Pas de liaison avec Lol@pp

2 - Via le projet - Dossier cloud

Depuis la version 2023, il est désormais possible de stocker les différents fichiers d'un client via le projet cloud des projets. Pour cela il vous faut disposer d'un espace de stockage auprès de Solis System. Avec cette méthode, il n'y a pas un dossier client mais un dossier par projet. Vous n'avez pas besoin de vous soucier du chemin d'accès, celui-ci est géré directement par Lola et Lol@pp. Pour mettre des documents, il vous suffit de faire un clic droit sur un projet et cliquer sur Dossier projet cloud.

L'accès aux documents drive du projet du client

Une nouvelle fenêtre s'ouvre qui liste l'ensemble des documents uploadés.

Avec le bouton Drive (1) vous pouvez sélectionner des documents sur votre poste qui seront uploadés sur le cloud Lola. Avec lol@pp vous accédez également aux documents de ce projet que vous pouvez consulter mais également ajouter d'autres éléments lors de vos rendez vous ou/et interventions.

Avantage(s) : Disponible depuis toutes les applications de Solis System – Lola, Lol@pp Inconvénient(s) : Les documents mis à disposition dans le dossier cloud du projet du client sont disponibles pour l’ensemble des collaborateurs. Il n’y a pas de gestion de droits possible.

Les deux sytèmes peuvent cohabiter. Ainsi vous pouvez mettre les documents "sensibles" via le dossier client décrit dans la partie 1 en profitant de la gestion des droits mis en place par votre prestataire et les documents communs en utilisant le cloud lola décrit dans la méthode 2.